För att säkra att kommunen hushåller med skattepengarna och värnar konkurrensen finns omfattande lagstiftning kring upphandlingar. Motala kommun har också en egen upphandlingspolicy där ingår bland annat att alltid kontrollera om man har ett avtal med en firma innan en vara eller tjänst köps in.
Men när kommunens revisorer undersökt hur väl reglerna följs visar deras granskning att det finns flera, och i vissa fall omfattande brister. En sådan brist handlar om att de är osäkert ifall det faktiskt görs kontroller om den beställda varan mottagits och om den stämmer med beställningen och avtalet.
– Jag har inte själv tagit del av deras granskning, men det jag kan säga är att vi själva konstaterat att vi har en för stor inköpsorganisation och att vi påbörjat ett arbete för att se över den, säger kommundirektör Peter Ingesson och fortsätter:
– Vi påbörjade ett sådant arbete för två år sedan, men behövde sätta det på paus när vi gjorde om vår löneorganisation.
Den nya organisationen innebär en mer samlad ekonomifunktion och tillsammans med upphandlingsenheten ska man se över hur inköp ska hantera på bästa sätt framöver. Också i revisionsrapporten framkommer krav om att inköpsorganisationen borde förändras.
De här kontrollerna finns ju för att säkra att ni faktiskt får varorna eller tjänsterna och att det är rätt produkter. Hur ser du på att ni brister där?
– Som sagt var har jag inte kunskap om just det som revisionen tittat på, men vi har själva uppmärksammat att vi behöver se över våra rutiner och vår organisation, säger Peter Ingesson.
Genom skandalerna i Göteborg där kommunen betalat för tjänster som man aldrig fått och tv-inslag som kommuner som betalt miljoner i överpris för vanligt vägsalt har frågan om det offentligas inköp och upphandlingar hamnat under lupp.
Vad har ni lärt er av vad som hänt i andra kommuner?
– Vi ser ju att när det är väldigt många som gör beställningar så ökar risken för att det begås fel. Tyvärr finns det också företag som utnyttjar det offentliga. Vi försöker bland annat att sprida listor med namn på företag som vi inte ska teckna avtal med, men det är ett grannlaga arbete, säger Peter Ingesson.
När revisorerna gjorde stickprovskontroller visade det sig finnas brister i över 40 procent av ärendena. Omkring hälften av fallen handlade om att man gjort inköp från företag som man inte haft avtal med och där med borde gjort en upphandling istället eftersom beloppen överstigit gränsen på 587 000 kronor. I några av ärendena handlar det om miljonbelopp. Övriga fall gäller något lägre belopp (dock över 100 000 kronor), men där det saknas dokumentation.
– Det här är helt klart ett område där vi kan förbättra oss. Därför ser vi nu över organisationen. Men ja, det finns helt klart en del befogad kritik här, säger Peter Ingesson.
Du uppger att ni ska förändra er inköpsorganisation och det arbetet påbörjades för två år sedan. Varför har det tagit så lång tid?
– Det är ett stort antal medarbetare som berörs. Det handlar ju om omkring 100 personer i dag. När vi gjorde om löneorganisationen bantade vi från 60 till 15 medarbetare. Sådana omställningar tar tid, säger Peter Ingesson.
När är den nya organisationen på plats?
– I inledningen av 2020. Sedan handlar det ju om att få med medarbetarna också, säger Peter Ingesson.