Reaktionerna från personalen har varit väldig olika menar Maria Pernhage Billenius och hon förstår att det finns de som tycker att det gått fort men pekar samtidigt på att dialogerna har varit sedan efter förra sommaren.
Semesterorganisationen inom i äldreomsorgen, hemtjänsten och viss del av omsorgen för personer med funktionsvariationer (LSS) förändras i sommar. Istället för två semesterperioder, en tidig och en sen, blir det fem perioder över tolv veckor.
– De senaste åren har det blivit svårt att rekrytera sommarvikarie. Det är för få i arbetsför ålder, säger Maria Pernhage Billenius, verksamhetschef för LSS och socialpsykiatrin, som en del i förklaringen till beslutet.
Förändringen berör cirka 900 anställda och har väckt reaktioner.
– Vissa är väldigt positiva. Man ser att det blir en större flexibilitet genom att man kan önska period. Man hoppas att det ska bli positivt för arbetsmiljön och att det också skapar en ökad trygghet för våra brukare, säger hon och tillägger att det också uttryckts en del oro.
Beskedet kom i januari och gäller redan i år men Pernhage Billenius delar inte uppfattningen att det gått fort. Ledningsgruppen hade uppe frågan förra våren, efter sommaren gjordes en utvärdering av hur semesterperioden varit och under hösten har enhetscheferna, på olika sätt, haft dialog med personalen.
– Vi efterfrågade input om vilka förändringar som man såg skulle förbättra både arbetsmiljön och patientsäkerheten. Men det ska sägas att det inte kom så många förslag. Vi har också gjort en omvärldsbevakning och tittat på andra organisationers sommarplanering. Dragningar som vi fått tillsammans med fackförbunden, säger hon.
– Man bör ha varit medveten om att det var något på gång. Men vi får fundera på hur vi har lyckats förmedla hur processen har gått till.
Kunde ni gått ut med detta nu men att det skulle börja gälla nästa år, för större framförhållning?
– Utifrån att vi fört resonemangen sedan efter förra sommaren så har vi förberett att det skulle komma en förändring.
Det finns anställda som hade bokat in semesterresor, då de ansåg sig veta när de skulle ha semester, och så kom ett nytt besked i januari. Vad vill du säga till dem?
– Det är inget som påverkas av hur många startdatum för semestrar vi har. Vi förhåller oss till semesterlagstiftningen där anställda har rätt att få veta när det får sin sommarsemester två månader innan. Men jag skulle säga att bokar man en resa långt i förväg måste man alltid prata med sin chef, oavsett semesterperioder. Jag vet att det finns de som gjort det och jag vet att vi också löst det.
Pernhage Billenius säger att det är en utmaning att göra en förändring som påverkar så många. Men med det nya systemet minskas behovet av vikarier med 15 procent, eller cirka 65 personer. Och genom att fördela semestrarna över fler veckor kommer minst tre femtedelar av den ordinarie personalen vara i tjänst.
– Med två perioder blir det ingen överlapp. Nu får vi överlapp, med två veckor i taget, och vi tror att det är en fördel. Vi ser också att det blir en bättre trygghet för våra brukare och det väger väldigt tungt.
Hon tillägger också att vissa anställda kommer påverkas mycket medan andra får i stort samma semester som de fått utan förändringen.
Med fem semesterperioder, utlagda över tolv veckor, tror Motala kommun att omsorgspersonalen kommer få en mindre tung sommar och och tryggheten för brukarna ökar.
En del nämner att förändringen påverkar familjer med barn i förskolor och på fritids. Hur ser ni på det?
– Den utmaningen har vi vilken semesterplan vi än har. Men vi ser inte att det påverkar antal barn i förskolorna mer, utan vi sprider det på fler veckor istället.
Vissa veckor ligger samtidigt som skolorna är igång, vad har ni fått för reaktioner på det?
– De är väldigt individuella. Första veckan är studentveckan vilket vissa, som har studenter, tycker är skönt. För de två sista är det också att man tycker olika. Det finns en oro för att det är långt till den sista perioden, i augusti, men vi försöker påminna om att semester har man möjlighet att ta ut året om, inte bara på sommaren.
Många av vikarierna är skolelever, hur löser ni veckorna som sammanfaller med skolterminerna?
– Både den första och de sista två veckorna är det inte så stor del av medarbetargruppen som har semester. Då är inte behovet av vikarier så stort så vi kan lösa det med våra året-runt-vikarier och poolpersonal.
Från flera håll påtalas risker för att personal tar ut föräldraledighet om de inte får den semester de önskar?
– Det är inget nytt. En fördel nu är att vi ökar flexibiliteten med fler startdatum vilket gör att man kanske inte behöver flytta på en kollegas semester för att lösa bemanningen. Utan att man får ut både föräldraledighet och semester men kanske inte i direkt anslutning till varandra.
Fackförbundet Kommunal ifrågasätts hur beslutet stämmer med kommunens personalpolitiska program, att arbete och fritid ska kunna kombineras. Pernhage Billenius ser inte att femperiodsystemet bryter mot det.
– Vi tycker att vi möjliggör en större flexibilitet att ta ut sin semester och att vi i högre grad ger möjlighet till att få ihop fritid och arbete.
"Med detta kommer tre femtedelar av personalen att ha någon eller flera veckor i juli vilket vi ser som positivt, säger Maria Pernhage Billenius.
Har ni gjort en risk- och konsekvensanalys?
– Vi gjorde en riskbedömning på övergripande nivå den 8 januari. Då framkom inga risker som gjorde att vi såg något annat än att vi skulle kunna gå vidare med detta.
Pernhage Billenius förklara vidare att efter att beslutet togs, den 21 januari, kallades skyddsombud till ytterligare riskanalyser för att säkerställa att det görs de åtgärder som krävs. Därefter gör varje enhetschef ytterligare en riskbedömning.
Motala kommun är först ut i länet att göra den här förändringen?
– Vi såg att så som vi haft det kommer vi inte kunna ha det, säger hon och återkommer till bristen på vikarier.
– Det fanns andra varianter, som exempelvis tre perioder fördelat på juni, juli och augusti, men det såg vi inte som attraktivt för medarbetarna. Med detta kommer tre femtedelar av personalen att ha någon eller flera veckor i juli vilket vi ser som positivt.
Personalen har fått lämna önskemål och i början på april får de besked om när det får sina semestrar. Det nya upplägget ska utvärderas efter sommaren.